División de Educación Temprana Apoyo
Temática: Archivo de Asistencia Mensual o Requisitos de Factura para el Reembolso de los Proveedores del Cuidado de Niños Autorizados para Proveer Servicios Subsidiados de los Programas AP (AP, por sus siglas en inglés, Pago Alternativo) o CalWORKS
Número: 14-04
Fecha: Junio de 2014
Caducidad: Hasta rescindir
Autoridad: Ley de la Asamblea 274 (Capítulo 733, Estatuto de 2013)
Atención: Todos los Contratistas en Pago Alternativo (AP, por sus siglas en inglés) y CalWORKs
MB 14-04 en inglés
http://www.cde.ca.gov/sp/cd/ci/mb1404.asp
Propósito
El propósito del presente Boletín Administrativo (MB por sus siglas en inglés) es notificar a los programas de Pago Alternativo y CalWORKS de los cambios de asistencia y de los requisitos de documentación en firmar (entrar/salir). El Boletín Administrativo proporciona información sobre el uso de la asistencia mensual o las facturas para el reembolso de los proveedores, así como las pólizas de documentar la asistencia.
Véase las preguntas más frecuentes del MB 14-04 (en inglés).
http://www.cde.ca.gov/sp/cd/ci/mb1404faq.asp
Fondo
Actualmente, los contratistas del Pago Alternativo y CalWORKs cumplen los requisitos de firmar las hojas de documentación (de entrar y salir), así lo describe el Título 5, Código de Reglamentos de California (5 CCR), Sección 18065. La misma sección requiere a un padre o su representante autorizado, firmar al entrar y salir cada día.
Título 5 CCR, Sección 18066 indica los requisitos cuando la ausencia de un niño es reclamada como una ausencia aprobada y se refiere a la necesidad de los contratistas de desarrollar pólizas razonables para ciertas ausencias.
Ley de la Asamblea 274 (Capítulo 733, Estatuto de 2013) que agrega al Código de Educación de California, (EC) Sección 8221.5, requiere:
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Proveedores del cuidado infantil autorizados para los servicios subsidiados del programa Pago Alternativo o CalWORKs deben hacer entrega un documento o factura de la asistencia mensual. El documento de la asistencia mensual o factura, debe incluir la documentación diaria con fechas y tiempos actuales del niño al entrar y salir cada día.
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Los contratistas del Pago Alternativo y CalWORKs aceptan el documento de asistencia mensual o la factura como documentación del cuidado proporcionado.
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Reembolso a los proveedores según las horas de servicio servidas que son ampliamente consistentes con las horas certificadas de necesidad o las familias con horarios variables, a los proveedores exentos de licencia que proveen servicios de tiempo parcial, los días actuales y las horas de asistencia hasta el número máximo de horas del mes.
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Para el propósito del reembolso a los proveedores, los contratistas del Pago Alternativo y CalWORKs no seguirán la asistencia.
Póliza
En vigor, el 1 de julio de 2014, los proveedores del cuidado de niños autorizados a proveer cuidado de niños, subsidiado a las familias, son obligados a hacer entrega de la documentación de asistencia mensual o la factura a los contratistas de Pago Alternativo o CalWORKs. La documentación de asistencia mensual o factura entregada debe cumplir lo siguiente:
- El nombre del niño recibiendo los servicios.
- Las fechas exactas de los servicios proporcionados.
- Los tiempos actuales que el niño ingreso y los tiempos que el niño dejo el cuidado infantil cada día que recibió el servicio, documentado diario.
- Ambas firmas del padre y el proveedor cada fin de mes, confirmando bajo advertencia de perjurio, que la información proporcionada sobre la documentación de asistencia o la factura son exactas.
Los contratistas del Pago Alternativo y CalWORKs deben aceptar la documentación de asistencia o las facturas como documentación de servicios proporcionados. Al recibir la documentación de asistencia o la factura que cumple con los requisitos mencionados arriba; los contratistas deben reembolsar a los proveedores por sus servicios que son consistentes con el voucher recibido, basado en las horas certificadas necesitadas para el cuidado. Los contratistas no seguirán las ausencias para reembolsar a los proveedores.
Los contratistas deben desarrollar e implementar pólizas, incluyendo la definición de “amplia consistencia,” con consistencia y claras consecuencias de las infracciones de programas. Las pólizas deben incluir material escrito para los padres y material escrito dado a los proveedores.Dirección
Documentación de Asistencia Mensual o Factura
Los contratistas de Pago Alternativo o CalWORKs deben notificar a los proveedores lo cuanto posible de su responsabilidad, empezando el mes de julio de 2014, para hacer entrega de los archivos de asistencia mensual o las facturas que incluyen lo siguiente:
- El nombre del niño recibiendo los servicios.
- Las fechas específicas de los servicios proporcionados.
- Los tiempos actuales que el niño entra y los tiempos que el niño deja el cuidado de niños cada día, y archivados cada día.
- Ambas firmas del proveedor y el padre al final de cada mes, confirmando bajo castigo de perjurio que la información dada sobre la asistencia o la factura es correcta.
Se les recuerda a los contratistas que, según la Sección del Código de Educación 8221.5, es la responsabilidad del proveedor y del padre de completar la hoja de asistencia mensual o la factura, poniendo el tiempo de entrar y salida, cada día, de servicios recibidos, y firmando bajo castigo de perjurio, cada mensualidad. El requisito de firmar diario según la Sección del Código de Educación 18065 (b), (c), y (d) no es aplicable en CalWORKs o el Programa de Pago Alternativo para el cuidado subsidiado de niños.
Reembolso para Proveedores
Cuando los proveedores hacen entrega de un archivo de asistencia o una factura que cumple los requisitos mencionados arriba, los contratistas de los programas de Pago Alternativo y CalWORKs van a reembolsar a los proveedores según los siguientes factores:
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Los días y horarios de servicio que son proporcionados y ampliamente consistentes con el cuidado certificado necesitado, documentado en el certificado de cuidado de niños y/o Notificación de Acción (NOA, por sus siglas en inglés). Por ejemplo: Si la certificación es para tiempo completo de cuidado, los contratistas van a reembolsar al proveedor según los requisitos de la máxima cantidad de reembolso seleccionada o la cantidad de la factura, lo cual sea menos; sin importar la asistencia del niño.
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Para las familias con un horario variado o con tiempos impredecibles, el reembolso será basado en los días y horas por los cuales el servicio fue proporcionado según la documentación en el archivo de asistencia mensual y o factura, hasta el número máximo de necesidad de servicios, según la documentación en el certificado de cuidado de niños y/o la NOA. Por ejemplo:
Según el Certificado de Cuidado de Niño (CCC, por sus siglas en inglés) o la Notificación de Acción (NOA), la familia es certificada por un horario variado de 35 horas a la semana. La cantidad subsidiada puede ser de tiempo completo de $100.00 y tiempo parcial a la semana de $75.00.
Según la revisión de los archivos de asistencia mensuales o la factura, es determinado que la asistencia del niño es lo siguiente:
- Semana una: 35 horas
- Semana dos: 20 horas
- Semana tres: 30 horas
- Semana cuatro: 29 horas
Basado en el CCC/NOA, la cantidad del subsidio total de asistencia de los niños será $350. El reembolso para el proveedor será la cantidad subsidiada determinada o la cuota del proveedor/factura, cualquier que sea menos.
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Para los proveedores exentos de licencia que proporcionan servicios de tiempo parcial, el reembolso será basado en los días actuales y las horas por las cuales fueron proporcionados según la documentación en los archivos de asistencia mensual o factura, hasta el máximo necesidad certificada de servicios, según la documentación en el certificado de cuidado de niños y/o la NOA. El Título 5 CCR, Sección 18074.2 (a) (3) da información para determinar la máxima cuota del hogar y los exentos de licencia cuando no hay cuota máxima regional del mercado (RMR, por sus siglas en inglés). Si no hay RMR, el contratista determinara la cuota máxima al multiplicar la cuota máxima por horas RMR por las horas de necesidad certificada
Sin otra circunstancia que la mencionada arriba, el reembolso para el proveedor no debe ser ajustado según la asistencia real. Cuando la asistencia es inconsistente con el certificado de cuidado de niños de la familia, el contratista debe comunicarse con el padre para determinar si la necesidad de servicios de la familia requiere una actualización.
El contratista no tiene la autoridad de reducir o retener el reembolso de un proveedor por cualquier archivo de asistencia o factura que incluya los elementos requeridos. Si el archivo (s) de asistencia fue fraudulentamente completado, los contratistas deben seguir sus pólizas escritas y tomar acción apropiada, incluyendo los pasos inmediatos para eliminar los servicios o la amistad profesional de negocios con la parte responsable. Si el archivo de asistencia o las facturas reflejan las horas de servicio que no son ampliamente consistentes con las horas certificadas de necesidad, entonces, el contratista puede tomar pasos, seguidos abajo, para responder a esa situación.
Repaso del Archivo de Asistencia o Factura
Los contratistas deben repasar los archivos de asistencia para asegurar que los días y horas de servicio utilizados por el padre sean ampliamente consistentes con los días y horas, de servicios certificados y establecidos. Los contratistas deben desarrollar e implementar pólizas, incluyendo la definición de “ampliamente consistente”, con claridad y consecuencias consistentes para las infracciones en los programas. Las pólizas deben incluir material escrito dado a los padres, y el material escrito dado a los proveedores.
Si el repaso de los archivos de asistencia indica los servicios utilizados por el padre fueran inconsistentes especificados en el certificado, el contratista debe comunicarse con el padre para determinar si la necesidad de cuidado de los padres ha cambiado, y si sea necesario actualizar la solicitud del padre.
Nota: Comunicarse no es necesario, y no debe ocurrir, cuando las inconsistencias son temporarias y/o reflejan un cambio temporal o un cambio de una vez en el horario del padre.
Si en comunicarse con el padre o por medio de otros medios, el contratista sabe de un cambio en las circunstancias, esto puedo causar la expedición de una NOA. Este NOA puede reflejar:
- Horas nuevas de cuidado,
- Infracción de 5 CCR, Sección 18102 que requiere un padre que reporte cualquier cambio dentro de cinco días hábiles,
- Servicios inapropiados que el padre recibió como resultado de no reportar un cambio, o;
- Cualquier combinación de arriba.
La División de Educación Temprana y Apoyo (EESD, por sus siglas en inglés) recomienda fuertemente que los contratistas se comuniquen con el proveedor, en escrito, de cambios del nivel de los servicios del padre que puedan afectar el reembolso del proveedor.
Si el contratista determina, según el proceso mencionado arriba, que hay una necesidad de cambiar el nivel de los servicios del padre o de eliminar los servicios, el contratista debe mandar un NOA y proporcionar un proceso justo según 5 CCR, Sección 18118 et. seq.
Pólizas que apoyan las regulaciones
Para hacer cumplir las provisiones de 5 CCR, Secciones 18102-18221 con eficacia, los contratistas deben desarrollar e implementar pólizas con claridad y consecuencias consistentes de las infracciones en los programas. Estas pólizas deben incluir material escrito dado a los padres y material escrito dado a los proveedores.
Se les recuerda a los contratistas que deben desarrollar pólizas escritas para los padres y los proveedores dando una descripción de los requisitos y responsabilidades, incluyendo las consecuencias consistentes con claridad según lo siguiente:
- Asistencia documentada de los requisitos incluyendo el archivo de las ausencias para el propósito de determinar si las horas son ampliamente consistentes.
- Entrega del archivo de asistencia o facturas, incluyendo el reembolso del tiempo.
- Seguimiento cuando la asistencia no es ampliamente consistente con necesidad certificada.
- Archivos de asistencia o facturas completados con fraude.
Cuando el Departamento de Educación de California revisa los programas Pago Alternativo (AP) y CalWORKs, como parte de un error en las cuotas, no se encontraran errores en la administración del contratista cuando el contratista tiene pólizas claras y escritas para cumplir con las infracciones del programa, y han seguido estas pólizas.
Si usted tiene preguntas acerca de la información en el presente Boletín Administrativo (MB, por sus siglas en inglés), por favor comuníquese con su Consultor en Educación Temprana y Apoyo en Servicios de Campo (Field) http://www.cde.ca.gov/sp/cd/ci/assignments.asp o por teléfono al 916-322-6233.
El Boletín Administrativo (MB, por sus siglas en inglés) es únicamente obligatorio al grado de que cite un reglamento específico y/o un requisito reglamentario. Cualquier porción del Boletín Administrativo no es apoyado de una ley específica y/o un requisito reglamentario.
California Education Code Section 33308.5
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